Todas las claves sobre la factura electrónica

La facturación electrónica, conocida también como factura E, está experimentando cambios significativos, impulsados por la legislación reciente y las nuevas obligaciones para empresas, autónomos y pymes.  

Estas modificaciones buscan mejorar la eficiencia, la transparencia y el control fiscal, y afectarán a todas las entidades y empresarios individuales en el país. Algunas de las dudas más frecuentes suelen ser, ¿Qué es la factura electrónica? ¿Cómo se realiza una factura electrónica? 

En Afilco Asesores, asesores financieros Valencia, queremos daros todas las claves sobre esta forma de facturación, para que estéis preparados cara a la generalización de la obligación de utilizar este sistema de facturación que próximamente entrará en vigor.  

 

Información de la ley sobre la factura electrónica 

La Ley Crea y Crece, conocida como Ley 18/2022, aprobada el 28 de septiembre de 2022, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para todos los empresarios y profesionales, aunque su implementación se ha estructurado en diferentes fases según el tamaño y facturación de las mismas.  

La Ley Crea y Crece establece que todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir y enviar facturas electrónicas en sus transacciones comerciales siempre y cuando el destinatario de la misma sea empresa, empresario o profesional (no particulares), es decir la obligación existirá siempre en los que se conoce como operaciones Business to Business. Esta normativa extiende la obligación de facturación electrónica también a todo el sector privado. 

Esta medida tiene como objetivo principal reducir el fraude fiscal y mejorar la trazabilidad de las operaciones económicas. 

 

¿Qué es la factura E? 

Según el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, una factura electrónica es, en resumen, una factura con la misma validez legal que una factura en papel, ya que ambas funcionan como un comprobante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. 

La diferencia clave es que la factura electrónica se emite y se recibe en un formato digital. 

Al igual que la factura en papel debe de cumplir los siguientes requisitos:  

• Que sea legible.  

• Se debe garantizar la autenticidad del origen, lo que implica asegurar la identidad de la persona o entidad responsable de emitir la factura. 

• Que el contenido sea integro, es decir, que la información de la factura no debe haber sido alterada desde su emisión. 

Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán un plazo de un año desde la aprobación del Reglamento de la Ley Crea y Crece para implementar la facturación electrónica en sus procesos de trabajo y para comunicar los pagos. En cambio, las empresas con una facturación inferior a los 8 millones de euros tendrán un plazo de dos años desde dicha aprobación del Reglamento de la Ley para implementar la factura electrónica.  

 

Factura electrónica con formato estructurado 

Las facturas en formato estructurado contienen datos que permiten su generación automática por los sistemas informáticos de facturación del emisor. De esta manera, estos formatos permiten que los sistemas informáticos del receptor, como los de pago y contabilidad, procesen las facturas de forma automatizada. Algunos ejemplos de estos formatos estructurados son aquellos que utilizan el lenguaje XML, como UBL o Facturae, y también EDIFACT, entre otros. 

 

Factura electrónica con formato no estructurado 

Las facturas en formato no estructurado se presentan principalmente como imágenes, lo que significa que, para ser integradas en los sistemas informáticos del receptor, requieren una intervención manual o un proceso costoso que normalmente no está totalmente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Ejemplos de este tipo de facturas incluyen documentos en papel escaneados y archivos en formato PDF. 

 

Objetivos de la implementación de la factura E 

• Optimizar el proceso: Reduce el tiempo de tramitación y cobro, minimizando errores manuales. 

• Ahorro de costes: Elimina gastos en papel, impresión y envío, y reduce la necesidad de espacio para almacenamiento. También disminuye los gastos en las transacciones comerciales de las pymes. 

• Acceso eficiente: Mejora la rapidez y facilidad para acceder a facturas archivadas. 

• Impacto ambiental positivo: Disminuye el uso de papel y su transporte, contribuyendo a la sostenibilidad. 

• Seguridad y control: Facilita la detección y prevención del fraude, mientras integra las facturas en sistemas empresariales. 

• Modernización: Contribuye al desarrollo económico e impulsa el desarrollo de la transformación digital de las empresas y la Sociedad de la Información.  

• Facilitar la presentación de las autoliquidaciones de impuestos: La Agencia Tributaria, al contar con los datos de las facturas electrónicas, podrá simplificar la presentación de los modelos fiscales para autónomos y pymes. 

 

¿Cómo crear una factura electrónica? 

Para realizar una factura electrónica, debes seguir una serie de pasos que aseguran su validez legal y el cumplimiento de la normativa vigente. Estos son los pasos: 

• Elegir un software de facturación electrónica: utiliza un software de facturación que esté homologado y que permita generar facturas en formato estructurado (por ejemplo, Facturae, UBL). 
• Registrar los datos del emisor y receptor: 
• Datos del emisor: incluye el nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal, y cualquier otro dato relevante de la empresa o autónomo que emite la factura. 
• Datos del receptor: registra la información del cliente o empresa receptora, incluyendo su nombre o razón social, NIF y dirección. 
• Detalle de los bienes o servicios: 
• Descripción del producto/servicio: añade una descripción detallada de los bienes o servicios prestados, cantidad, precio unitario, y el importe total. 
• Impuestos: calcula y desglosa el IVA y otros impuestos aplicables según la normativa vigente. 
• Añadir firmas electrónicas: 
• Firma electrónica: para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, utiliza una firma electrónica avanzada. Esta firma asegura que la factura no ha sido manipulada después de su emisión. 
• Certificado digital: Asegúrate de que la firma electrónica está respaldada por un certificado digital válido, que puede ser adquirido a través de una Autoridad de Certificación reconocida. 
• Crear la factura: utilizando el software, genera la factura en el formato adecuado. Si es en Facturae, se guardará como un archivo XML. 
• Envío de la factura electrónica: 
• Envío a la administración: si la factura es para la administración pública, debe enviarse a través de la plataforma FACe (Punto general de entrada de facturas electrónicas). 
• Envío a empresas privadas: si es para otra empresa, puedes enviarla directamente a través del email o un sistema de facturación compatible que asegure la recepción y lectura de la factura. 
• Almacenamiento: las facturas electrónicas deben ser almacenadas de manera segura durante un periodo de cuatro años. Es recomendable mantener una copia en un sistema de almacenamiento digital que permita un acceso rápido y seguro en caso de inspecciones o auditorías. 

 

Siguiendo estos pasos, puedes realizar facturas electrónicas de manera correcta y asegurarte de que cumples con las normativas vigentes en España. 

La implementación de la Ley Crea y Crece, que obliga a todas las empresas y autónomos a emitir facturas electrónicas en sus transacciones. Esto es un cambio que busca mejorar la eficiencia, reducir el fraude fiscal y fomentar la digitalización. Si quieres más información sobre este tema deberías consultar a una empresa de asesores financieros Valencia, como Afilco asesores.